lär dig hur du använder och skapar SharePoint-vyer

som du vet vid det här laget har vi sammanställt en serie enkla bloggar som är utformade för att ge dig en stark och kunnig grund i Microsofts ledande plattform för innehållssamarbete. Om du har följt med oss under de senaste posterna vet du att vi har täckt några av de viktigaste begreppen i SharePoint-världen, till exempel webbplatser, listor, bibliotek, kolumner och kolumntyper.Vårt inlägg idag kommer att fokusera på SharePoint-vyer. Vi täcker vad en SharePoint-vy är, vilken typ av vyer du kan skapa och när du ska använda dem. Du kan läsa på någon av de bloggar du kan ha missat genom att kolla in listan nedan, och genom att hålla fast vid denna serie, Du kan fortsätta att bygga din SharePoint muskler.

börja lära SharePoint-serien

  • låt oss börja med några SharePoint grunderna
  • Sharepoint Kolumner och kolumntyper
  • avancerade kolumntyper
  • SharePoint 2013 användargränssnitt & navigering
  • SharePoint 2016 användargränssnitt & navigering
  • läs mer om SharePoint-Webbplatskolumner
  • översikt över wiki -, publicerings-och webbdelssidtyper i SharePoint

Vad är en SharePoint-vy?

i linje med temat för denna serie-vi börjar i början med att förklara vad en SharePoint-vy faktiskt är. Vyer lägger till en annan dimension i organiseringen av din SharePoint-lista och biblioteksinnehåll så att du kan hitta rätt data när du behöver det, utan att behöva gräva igenom hundratals objekt.Hur så? Med vyer kan du använda filter och stilar för att på olika sätt visa den information som finns i dina listor och bibliotek. Sanningen är att det alltid finns en vy aktiverad i din lista eller bibliotek. Den automatiska standardvyn som valts är normalt ”alla objekt”. Denna typ av vy är den grundläggande skärmen du förmodligen redan är bekant med.

fördelar med Sharepoint-vyer

Undvik Datauppbyggnad&flaskhalsar

även de minsta företagen som använder SharePoint kommer snabbt att bygga upp mycket data och innehåll. Följaktligen, när användningen växer, så gör de data du samlar in. Med en sådan uppbyggnad kan du sluta behöva spendera mycket tid på att få dina data i form, liksom att behöva ta bort mer och mer ’deadwood’ (gamla versioner av filer, dubbla filer, gamla metadata etc.).Allt detta kan vara knepigt (vad händer om du tar bort något viktigt av misstag?), liksom tråkiga och tidskrävande. Så det bästa är att organisera tidigt och ofta—anta ett system från början som kommer att hålla ditt innehåll organiserat och sökbart oavsett hur mycket det expanderar.Ofta handlar nyckeln till en bra SharePoint – upplevelse om hur logisk eller sammanhängande dina organisatoriska färdigheter är-och åsikter kan spela en stor roll i detta.

öppna och organisera de Data du har arkiverat snyggt bort med

– vyer kan du filtrera innehållet i din lista eller bibliotek utan att skapa en översvämning av mappar. Detta gör att du kan se prioriterat innehåll som du har organiserat i en lista eller ett bibliotek tydligt. Tänk på mappar som små hinder du lägger mellan dina data. Visst, det är något som vi alla har blivit vana vid på våra skrivbord—högerklicka, ny mapp, namn, dra, släpp, gjort!- men inom SharePoint blir en överanvändning av mappar en blockerare för effektiv filhantering.När du skapar en mapp blir den—i sig själv-en lista med objekt, så filtren du anropar kommer att blockeras från att arbeta med dokumenten i den nya mappen. Och det gäller ett filter du skapar i den nya mappen; det fungerar inte utanför den specifika mappen.

Sharepoint-vyer

förutom att kompensera problem kring mappar är vyer ett ganska kraftfullt verktyg inom SharePoint-plattformen. De ger Dig möjlighet att utforma anpassade och specifika vyer, och helt och hållet göra din SharePoint mycket mer sammanhängande och begriplig. Tillsammans med olika typer av vyer kan du använda filter och stilar för att visa informationen i dina listor och bibliotek.Föreställ dig att ditt företag behövde skapa en ny betalning. I SharePoint kan du skapa en betalningslista med vyer för betalningar och ett filter för att visa utestående betalningar. Du kan också ställa in din lista för att visa betalningar av ett visst antal siffror, när de behöver betalas eller när de har betalats. Så, när du behöver för att hålla en tally på incomings och utgifter, din information är alla till hands, precis framför dig.

typer av SharePoint-vyer

det finns inte en enorm mängd vytyper, men du kan skapa många vyer med var och en av de olika tillgängliga typerna. Nedan tar vi en titt på de olika typerna av åsikter. Dessa är de vanligaste Du kommer i kontakt med, och kommer sannolikt att vara den mest användbara. Det finns också en rad stilar för dessa åsikter, men vi lämnar dem för en annan dag.

SharePoint-vytyper

för att visa dig mer om SharePoint-vyer skapade jag en lista. Eftersom jag tror att vi har sett tillräckligt med listor med företag och fakturor har jag bestämt mig för att skapa en som innehåller information om olika Hollywood-skådespelare och skådespelerskor.

Standardvy

som namnet antyder är detta den vy du ser när du först skapar en lista eller ett bibliotek. Du kan nästan alltid (beroende på din lista) betrakta detta som standardvyn. Vyn visar din listinformation i en Excel-liknande tabell (Du kan inte redigera listan direkt), med de kolumner du valde tillsammans med den, som Förnamn, Efternamn, DOB, etc. Och det är ganska rakt fram. Ganska … standard, kan man säga.

standardvytyp i SharePoint

kalendervy

i huvudsak är denna vy också en lista (som nästan allt i SharePoint är) maskerad som en kalender. Det betyder att du kan förvandla en lista med information till en kalender, eller åtminstone en lista som innehåller datum. Du kan bestämma vilken kolumn du vill visa i din kalender för en vecka, en månad, en dag och så vidare.

kalendervy typ

databladsvy

i likhet med standardvyn är skillnaden här att du kan massredigera alla objekt i den här Excel-typen direkt på sidan. Om du någonsin har behövt redigera anställdas tidrapporter förstår du hur detta kan vara en stor fördel.

databladsvy typ i SharePoint

Gantt view

detta är en annan vy som är centrerad kring datum och tid. Ett Gantt-diagram dokumenterar utvecklingen av ett antal komponenter i tid. Detta skulle vara bra för att spåra tidsfrister för fakturor eller betalningar som kommer in, eller för andra projekt som omfattas av tidsfrister och/eller lägesrapporter.

Gantt-diagram från wikipedia

stilar för standardvyn

Visa stilar alternativen som visas ovan ger din standardlista ett nytt utseende. De kommer inte att ändra något av listans innehåll, de presenterar bara innehållet i olika stilar. Nedan följer några exempel på hur din vy skulle se ut med en specifik stil kopplad till den.

Boxed

Boxed Style för SharePoint-vyer

nyhetsbrev

Nyhetsbrevsstil

skuggad

skuggad stil

Förhandsgranskningspanelstil

den här stilen är intressant och användbar eftersom när du håller muspekaren över titeln på ett objekt visas detaljerna i objektet bredvid lista över titlar. På så sätt ser du bara informationen om ett objekt istället för alla objekt som i en vanlig tabell.

Hur skapar och ändrar du en SharePoint-vy?

att skapa och ändra vyer i dina listor och bibliotek är faktiskt ganska enkelt. Du hittar alternativet i menyfliksområdet högst upp under lista / bibliotek. Avsnittet heter”hantera vyer”.hantera visningsinställningar

ändra en vy

du kan ändra vyn du använder för närvarande genom att klicka på ”Ändra vy”. Vid denna tidpunkt visas dina ursprungliga inställningar och du kan ändra dem. Använd inte detta om ändringen du behöver utföra skulle ändra en vy som du fortfarande behöver som den är. I det här scenariot är det bättre att skapa en ny..

skapa en vy

du hittar det här valet på samma plats som ” Ändra vy ”. För att skapa en ny vy för din SharePoint-lista eller bibliotek behöver du bara klicka på ”Skapa vy” och vad du ser först är de olika vytyperna, och du kan också välja att göra din vy offentlig eller privat.När du bestämmer dig för att göra det offentligt kommer alla som går på listan att se det. Om du gör det Privat är du den enda som ser den här vyn när du tittar på listan eller biblioteket.

Njut av SharePoint-vyn från toppen

som med allt SharePoint-relaterat kan det ta lite tid att fullt ut förstå begreppet visningar; men ju mer du tränar och får verklig erfarenhet av att använda plattformen desto bättre och bekvämare blir du. Och det gäller även de andra grundläggande begreppen. På nolltid kommer du att vara en SharePoint power lifter, vi lovar.

om du inte har provat vår populära SharePoint migreringsverktyg ännu, vad väntar du på? ShareGate Desktop UI är inte bara enkelt och intuitivt—det är faktiskt trevligt att använda (verkligen!).

migrera till SharePoint eller Office 365 snabbt och enkelt, med bäst i klassen migrering för alla versioner av SharePoint, obegränsad data och anpassad rapportering. Och enkelt omorganisera och omstrukturera ditt innehåll tills det är exakt hur du vill ha det.

spara tid och migrera med total sinnesfrid och återgå sedan till affärer som vanligt. Se själv med en gratis, fullfjädrad 15-dagars testversion.

ShareGate Desktop logo

prova ShareGate Desktop gratis i 15 dagar.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.