Microsoft Planner vs Tasks Web Part

J’admets que lorsque Microsoft Planner est sorti pour la première fois, je recommandais à mes clients d’attendre un peu avant de monter à bord. Étant très conservateur en ce qui concerne la mise en œuvre, j’attends généralement que les produits Microsoft résolvent les bugs, deviennent suffisamment stables et matures pour être déployés dans toute l’organisation. De plus, issu d’une formation en gestion de projet formelle, je suis un fan inconditionnel de MS Project et de SharePoint Tasks web part. Avec Microsoft Planner, cependant– c’est différent. Bien qu’il y ait encore peu de problèmes et de problèmes à résoudre, j’ai l’impression que de nombreuses entreprises pourraient bénéficier du planificateur Microsoft dans sa forme actuelle.

Qu’est-ce que Microsoft Planner ?

Microsoft Planner est un logiciel léger de gestion des tâches basé sur le Web. Planner fait partie intégrante de l’écosystème Office 365 et est intégré aux groupes Office 365 et à d’autres actifs Office 365 tels que Outlook email, SharePoint et OneDrive.

 Microsoft Planner

En quoi est-ce différent de Tasks Web Part?

Tasks Web Part a été l’application de gestion des tâches incontournable pour ceux qui cherchent à gérer des tâches dans le monde de SharePoint. Cela dit, Tasks web part a toujours été orienté vers une approche formelle de gestion de projet de la gestion des tâches. La possibilité de définir des dépendances de tâches, l’intégration avec MS Project et la disponibilité pour visualiser le diagramme de GANTT à l’intérieur de SharePoint exigeaient une maturité organisationnelle dans la gestion de projet.

De plus, le travail de préparation, la mise en place et la configuration des parties web des Tâches ont pris du temps. Vous deviez d’abord créer votre site d’équipe SharePoint, comprendre la sécurité, les composants Web du site, la mise en page et ensuite seulement gérer votre plan de projet.

Microsoft Planner n’a aucune de ces complexités. Bien qu’intégré, il est indépendant des sites SharePoint. Il s’agit d’un logiciel de gestion des tâches autonome. Si vous souhaitez gérer un projet rapide et attribuer des tâches aux utilisateurs, vous pouvez le faire en quelques minutes, sans trop de préparation ni de configuration initiale.

 Microsoft Planner

Création d’une tâche dans Planner

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Création d’une tâche dans SharePoint Tasks Web Part

Quels sont les principaux composants de Microsoft Planner ?

Microsoft Planner se compose des éléments principaux suivants : Tâches, Compartiments, Tableaux.

Tâches

Commençons par les tâches. Les tâches sont des affectations de certaines activités à un individu, tout comme avec Tasks Web Part ou MS Project. Contrairement à la partie Web des tâches, l’écran de saisie se veut simple et se limite à quelques choix tels que les dates de début et d’échéance, l’état d’avancement. Il existe également une fonctionnalité appelée Liste de contrôle, qui permet aux utilisateurs de créer des mini-tâches (sous-tâches) sous la tâche principale. Les utilisateurs peuvent également insérer un fichier à partir de SharePoint ou OneDrive ou simplement le lier directement. Enfin, la section du bas est réservée à l’historique de la tâche (presque comme un Historique de version dans la partie Web des tâches, juste plus visuel)

REMARQUE : Au moment de la rédaction de cet article, vous ne pouvez attribuer une tâche qu’à un (1) utilisateur à la fois. La possibilité d’affecter plusieurs utilisateurs à la même tâche n’est pas encore disponible.

 Microsoft Planner

Compartiments

Les compartiments sont utilisés pour organiser les tâches en catégories distinctes. Vous pouvez créer vos propres compartiments (catégories) et les nommer comme vous le souhaitez. Puisque Planner n’est pas comme MS Project, où vous pouvez créer des sous-tâches et regrouper en conséquence, les compartiments sont utilisés comme moyen de séparer les tâches en groupes logiques (tâches de conformité, Tâches d’administration, etc.).

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Plans

Enfin, les Compartiments appartiennent à un Plan. Un plan est essentiellement un projet distinct. Chaque projet aura son propre plan, avec ses propres seaux et tâches. Tous les plans sont accessibles via un hub de planification, qui affiche tous les plans disponibles + les plans favoris (les plus fréquemment utilisés).

 Planificateur Microsoft

Vues

Il existe de nombreuses façons pour les utilisateurs d’afficher les tâches. La vue du tableau permet de visualiser toutes les tâches du projet (plan), organisées en compartiments.

 Microsoft Planner

La vue graphique affiche un graphique visuel des tâches et de leur progression.

 Planificateur Microsoft

La vue Mes tâches affiche les tâches attribuées à l’utilisateur connecté au planificateur Microsoft.

 Microsoft Planner

Alors, dois-je utiliser Microsoft Planner ou Tasks Web Part?

Utilisez Microsoft Planner

  • Pour gérer de petits projets
  • Lorsque vous n’avez pas besoin de gérer les ressources / capacités
  • Lorsque vous n’avez pas besoin d’une intégration avec MS Project
  • Lorsque vous n’avez pas besoin d’intégration / synchronisation avec Outlook
  • Lorsque vous n’avez pas besoin de configurer les dépendances de tâches
  • Pour les projets où la collaboration sociale est plus importante que la méthodologie de gestion de projet formelle
  • Pour les projets Agiles/Scrum

Utilisez Tasks Web Part

  • Pour gérer de grands projets
  • Lorsque vous avez besoin de gérer les ressources, la capacité, les coûts, le calendrier de base
  • Lorsque vous devez configurer des dépendances de tâches
  • Lorsque vous devez intégrer MS Project
  • Lorsque vous devez synchroniser des tâches avec Outlook
  • Si votre organisation / PMO suit une méthodologie en cascade plutôt qu’Agile

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