Erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Ansichten verwenden und erstellen

Wie Sie inzwischen wissen, haben wir eine Reihe von einfachen Blogs zusammengestellt, die Ihnen eine solide und sachkundige Grundlage für die führende Content-Collaboration-Plattform von Microsoft bieten sollen. Wenn Sie in den letzten Einträgen mit uns Schritt gehalten haben, wissen Sie, dass wir einige der wichtigsten Konzepte in der Welt von SharePoint behandelt haben, z. B. Websites, Listen, Bibliotheken, Spalten und Spaltentypen.Unser heutiger Beitrag konzentriert sich auf SharePoint-Ansichten. Wir behandeln, was eine SharePoint-Ansicht ist, welche Art von Ansichten Sie erstellen können und wann Sie sie verwenden sollten. Sie können sich über alle Blogs informieren, die Sie möglicherweise verpasst haben, indem Sie sich die folgende Liste ansehen, und indem Sie bei dieser Serie bleiben, Sie können weiterhin Ihre SharePoint-Muskeln aufbauen.

Beginnen Sie mit dem Erlernen der SharePoint-Serie

  • Beginnen wir mit einigen SharePoint-Grundlagen
  • SharePoint-Spalten und -Spaltentypen
  • Erweiterte Spaltentypen
  • SharePoint 2013-Benutzeroberfläche & Navigation
  • SharePoint 2016-Benutzeroberfläche & Navigation
  • Informationen zu SharePoint-Websitespalten
  • Übersicht über Wiki-, Veröffentlichungs- und Webpartseitentypen in SharePoint

Was ist eine SharePoint-Ansicht?

In Übereinstimmung mit dem Thema dieser Serie beginnen wir am Anfang mit der Erläuterung, was eine SharePoint—Ansicht tatsächlich ist. Ansichten fügen der Organisation Ihrer SharePoint-Listen- und Bibliotheksinhalte eine weitere Dimension hinzu, sodass Sie die richtigen Daten bei Bedarf finden können, ohne Hunderte von Elementen durchsuchen zu müssen.Wie denn? Mit Ansichten können Sie Filter und Stile verwenden, um die in Ihren Listen und Bibliotheken verfügbaren Informationen auf unterschiedliche Weise anzuzeigen. Die Wahrheit ist, dass in Ihrer Liste oder Bibliothek immer eine Ansicht aktiviert ist. Die automatische Standardansicht ist normalerweise „Alle Elemente“. Diese Art der Ansicht ist die grundlegende Anzeige, mit der Sie wahrscheinlich bereits vertraut sind.

Vorteile von SharePoint-Ansichten

Datenaufbau vermeiden & Engpässe

Selbst die kleinsten Unternehmen, die SharePoint verwenden, werden schnell viele Daten und Inhalte aufbauen. Dementsprechend wächst mit zunehmender Nutzung auch die von Ihnen gesammelten Daten. Bei einem solchen Aufbau müssen Sie möglicherweise viel Zeit damit verbringen, Ihre Daten in Form zu bringen und immer mehr ‚Totholz‘ (alte Versionen von Dateien, doppelte Dateien, alte Metadaten usw.) zu entfernen.).All dies kann schwierig sein (was ist, wenn Sie versehentlich etwas Wichtiges löschen?), sowie mühsam und zeitaufwendig. Daher ist es am besten, früh und häufig zu organisieren – nehmen Sie von Anfang an ein System an, das Ihre Inhalte organisiert und auffindbar hält, egal wie stark sie sich ausdehnen.Oft hängt der Schlüssel zu einer großartigen SharePoint–Erfahrung davon ab, wie logisch oder kohärent Ihre organisatorischen Fähigkeiten sind – und Ansichten können dabei eine große Rolle spielen.

Greifen Sie auf die Daten zu, die Sie ordentlich abgelegt haben, und organisieren Sie sie

Mit Ansichten können Sie den Inhalt in Ihrer Liste oder Bibliothek filtern, ohne eine Flut von Ordnern zu erstellen. Auf diese Weise können Sie priorisierte Inhalte, die Sie in einer Liste oder Bibliothek organisiert haben, übersichtlich anzeigen. Stellen Sie sich Ordner als kleine Barrieren vor, die Sie zwischen Ihre Daten stellen. Sicher, es ist etwas, an das wir uns alle auf unseren Desktops gewöhnt haben — Rechtsklick, neuer Ordner, Name, Ziehen, Ablegen, fertig!- aber in SharePoint wird eine übermäßige Verwendung von Ordnern zu einem Blocker für eine effiziente Dateiführung.Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird er — an und für sich — zu einer Liste von Elementen, sodass die von Ihnen aufgerufenen Filter daran gehindert werden, an den Dokumenten im neuen Ordner zu arbeiten. Und das gilt für einen Filter, den Sie innerhalb des neuen Ordners erstellen.

SharePoint-Ansichten

Zusätzlich zum Ausgleich von Problemen mit Ordnern sind Ansichten ein ziemlich leistungsfähiges Tool innerhalb der SharePoint-Plattform. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, maßgeschneiderte und spezifische Ansichten zu entwerfen, und insgesamt machen Sie Ihre SharePoint viel kohärenter und verständlicher. Neben verschiedenen Arten von Ansichten können Sie Filter und Stile verwenden, um die Informationen in Ihren Listen und Bibliotheken anzuzeigen.Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen müsste eine neue Zahlung einrichten. In SharePoint können Sie eine Zahlungsliste mit Ansichten für geleistete Zahlungen und einen Filter zum Anzeigen ausstehender Zahlungen einrichten. Sie können Ihre Liste auch so einstellen, dass Zahlungen eines bestimmten Zahlenbereichs angezeigt werden, wann sie bezahlt werden müssen oder wann sie erfolgreich bezahlt wurden. Also, wenn Sie eine Tally auf Incomings und outgoings halten müssen, sind Ihre Informationen alle zur Hand, direkt vor Ihnen.

Arten von SharePoint-Ansichten

Es gibt nicht viele Ansichtstypen, aber Sie können viele Ansichten mit jedem der verschiedenen verfügbaren Typen erstellen. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von Ansichten. Dies sind die häufigsten, mit denen Sie in Kontakt kommen, und werden wahrscheinlich am nützlichsten sein. Es gibt auch eine Reihe von Stilen für diese Ansichten, aber wir werden sie für einen anderen Tag verlassen.

 SharePoint-Ansichtstypen

Um Ihnen mehr über SharePoint-Ansichten zu zeigen, habe ich eine Liste erstellt. Da ich denke, dass wir genug Listen mit Firmen und Rechnungen gesehen haben, habe ich beschlossen, eine zu erstellen, die Informationen zu verschiedenen Hollywood-Schauspielern und -schauspielerinnen enthält.

Standardansicht

Wie der Name schon sagt, ist dies die Ansicht, die Sie beim ersten Erstellen einer Liste oder Bibliothek sehen. Sie können dies fast immer (abhängig von Ihrer Liste) als Standardansicht betrachten. Die Ansicht zeigt Ihre Listeninformationen in einer Excel-ähnlichen Tabelle an (Sie können die Liste nicht sofort bearbeiten), mit den Spalten, die Sie ausgewählt haben, wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum usw. Und es ist ziemlich geradlinig. Ziemlich … Standard, könnte man sagen.

 Standardansichtstyp in SharePoint

Kalenderansicht

Im Wesentlichen ist diese Ansicht auch eine Liste (wie fast alles in SharePoint), die sich als Kalender tarnt. Dies bedeutet, dass Sie jede Liste von Informationen in einen Kalender oder zumindest eine Liste mit Daten umwandeln können. Sie können entscheiden, welche Spalte Sie in Ihrem Kalender für eine Woche, einen Monat, einen Tag usw. anzeigen möchten.

Kalenderansichtstyp

Datenblattansicht

Ähnlich wie bei der Standardansicht besteht der Unterschied hier darin, dass Sie alle Elemente in dieser Excel-Ansicht direkt auf der Seite bearbeiten können. Wenn Sie jemals Mitarbeiterzeittabellen bearbeiten mussten, werden Sie verstehen, wie dies ein großer Vorteil sein kann.

Datenblattansichtstyp in SharePoint

Gantt-Ansicht

Dies ist eine weitere Ansicht, die um Datum und Uhrzeit zentriert ist. Ein Gantt-Diagramm dokumentiert den Fortschritt einer Reihe von Komponenten in der Zeit. Dies wäre gut für die Verfolgung von Fristen für Rechnungen oder Zahlungen oder für andere Projekte, die Fristen und / oder Fortschrittsberichten unterliegen.

Gantt-Diagramm Bild aus Wikipedia

Stile für die Standardansicht

AnsichtsstileDie oben gezeigten Optionen verleihen Ihrer Standardliste ein neues Aussehen. Sie ändern den Inhalt der Liste nicht, sondern präsentieren den Inhalt nur in verschiedenen Stilen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Ihre Ansicht mit einem bestimmten Stil aussehen würde.

Boxed

Boxed-Stil für SharePoint-Ansichten

Newsletter

Newsletter-Stil

Shaded

Shaded-Stil

Vorschaufensterstil

Dieser Stil ist interessant und hilfreich, da beim Bewegen des Mauszeigers über den Titel eines Elements die Details des Elements neben dem Titel des Elements angezeigt werden liste der Titel. Auf diese Weise sehen Sie nur die Informationen zu einem Element anstelle aller Elemente wie in einer normalen Tabelle.

Wie erstelle und ändere ich eine SharePoint-Ansicht?

Das Erstellen und Ändern von Ansichten in Ihren Listen und Bibliotheken ist eigentlich ganz einfach. Sie finden die Option in der Multifunktionsleiste oben unter Liste / Bibliothek. Der Abschnitt heißt „Ansichten verwalten“.Einstellungen für Ansichten verwalten

Ansicht ändern

Sie können die aktuell verwendete Ansicht ändern, indem Sie auf „Ansicht ändern“ klicken. An diesem Punkt werden Ihre ursprünglichen Einstellungen angezeigt und Sie können sie ändern. Verwenden Sie dies nicht, wenn die Änderung, die Sie durchführen müssen, eine Ansicht ändern würde, die Sie weiterhin benötigen. In diesem Szenario ist es besser, ein neues zu erstellen..

Ansicht erstellen

Diese Auswahl finden Sie an derselben Stelle wie “ Ansicht ändern „. Um eine neue Ansicht für Ihre SharePoint-Liste oder -Bibliothek zu erstellen, müssen Sie einfach auf “ Ansicht erstellen “ klicken.Wenn Sie sich entscheiden, es öffentlich zu machen, Jeder, der auf der Liste steht, wird es sehen. Wenn Sie es privat machen, sind Sie der einzige, der diese Ansicht sieht, wenn Sie sich die Liste oder Bibliothek ansehen.

Genießen Sie die SharePoint-Ansicht von oben

Wie bei allem, was mit SharePoint zu tun hat, kann es einige Zeit dauern, bis das Konzept der Ansichten vollständig verstanden ist; aber je mehr Sie üben und echte Erfahrungen mit der Plattform sammeln, desto besser und komfortabler werden Sie. Und das gilt auch für die anderen grundlegenden Konzepte. In kürzester Zeit werden Sie ein SharePoint-Powerlifter sein, das versprechen wir.

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