7 formas de buscar contenido en SharePoint y Office 365

Buenas noticias: hay más lugares que nunca para buscar contenido en SharePoint y Office 365. Malas noticias: hay más lugares que nunca para buscar contenido en SharePoint, y los resultados de búsqueda variarán según desde dónde inicies la búsqueda. Para que entiendas de lo que estoy hablando, déjame explicarte las diferentes opciones de búsqueda que tienes en el ecosistema de SharePoint/Office 365.

Cuadro de búsqueda del sitio

Históricamente, esta solía ser LA única opción para buscar contenido de SharePoint. Estoy hablando del cuadro de búsqueda que puede encontrar en la esquina superior derecha de cada sitio de SharePoint clásico y en la esquina superior izquierda de cada sitio de SharePoint moderno. Documenté con gran detalle cómo funciona este cuadro de búsqueda en este post. Además, si se aventuró en el negocio de las propiedades administradas y rastreadas (lea la publicación anterior para comprender de qué estoy hablando), podría alterar el comportamiento del motor de búsqueda y configurar/mostrar resultados de acuerdo con sus consultas personalizadas. Esto hizo que el pequeño cuadro de búsqueda fuera una herramienta muy poderosa, ya que tenías el control y podías personalizar la experiencia de búsqueda como quisieras. Los resultados se presentarían en la pantalla de resultados al estilo de Google, y también tuviste la oportunidad de alterar los filtros en el lado izquierdo.

 buscar contenido en SharePoint y Office 365

Ejemplo de búsqueda en el sitio en la página moderna de SharePoint

¿Dónde busca?

Sitio actual y todos los subsitios debajo de él solamente.

Cuadro de búsqueda de biblioteca de documentos

Con SharePoint 2013, las bibliotecas de documentos (y la mayoría de las listas para el caso) tienen su propio cuadro de búsqueda. Esto permitió a los usuarios buscar contenido solo en la lista o biblioteca en particular. A diferencia de la opción anterior, esto proporcionó algunos resultados de búsqueda específicos, ya que el alcance de la búsqueda solo se limitó a esa lista o biblioteca.

Ejemplo de búsqueda en la biblioteca de documentos (biblioteca de documentos moderna)

¿Dónde busca?

Solo biblioteca de documentos actual.

SharePoint Home

A medida que SharePoint se convirtió en parte del ecosistema de Office 365, sus opciones de búsqueda también comenzaron a evolucionar. Ahora tenemos lo que llamamos Búsqueda moderna o inteligente. A diferencia de la búsqueda clásica, se basa en Office Graph (aprendizaje automático). Office Graph rastrea sus actividades, archivos a los que ha accedido recientemente, conexiones e interacciones con colegas y le presenta los resultados correspondientes (al igual que Facebook y Google). Un ejemplo de la búsqueda que describí anteriormente es el cuadro de búsqueda ubicado en la pantalla Inicio de SharePoint (enlace de SharePoint). Explico de qué se trata el hogar de SharePoint aquí.

En la esquina superior izquierda, hay un cuadro de búsqueda como se muestra en la imagen de abajo.

 buscar contenido en SharePoint y Office 365

Buscar desde la página de inicio de SharePoint

¿Dónde busca?

Todo el OneDrive del usuario de SharePoint+. Todos los sitios de SharePoint, colecciones de sitios, subsitios, sitios de comunicación, sitios conectados a grupos de Office 365 y, sí, también OneDrive del usuario.

Office 365 Home

Otro lugar para realizar búsquedas globales es office 365 Home. Puedes acceder a él yendo a portal.office.com o office.com o haciendo clic en Office 365 desde el Lanzador de aplicaciones.

La página parece un tablero de las últimas actividades en el ecosistema O365. Además del cuadro de búsqueda en la esquina superior derecha, también contiene áreas que extraen documentos recientes de SharePoint, así como OneDrive del usuario.

 buscar contenido en SharePoint y Office 365

Página principal de Office 365 con el cuadro de búsqueda en la esquina superior derecha

¿Dónde busca?

Los resultados del cuadro de búsqueda son idénticos a los de la página de inicio de SharePoint. Todos los sitios de SharePoint, colecciones de sitios, subsitios, sitios de comunicación, sitios conectados a grupos de Office 365 y, sí, también OneDrive del usuario.

Delve

Su página de Delve personal no es solo un reemplazo para el directorio de empleados. Si bien puede buscar información / información de contacto de sus colegas, también puede buscar contenido desde allí. Además, Delve page por sí mismo también te presenta contenido al que has accedido recientemente, ¡sin escribir nada en el cuadro de búsqueda!

Ejemplo de una búsqueda desde la página de Delve

¿Dónde busca?

Lo mismo que SharePoint Home y Office 365 Home. Todos los sitios de SharePoint, colecciones de sitios, subsitios, sitios de comunicación, sitios conectados a grupos de Office 365 y, sí, también OneDrive del usuario.

OneDrive

Su propia cuenta de OneDrive también contiene un cuadro de búsqueda. Al igual que los otros cuadros de búsqueda anteriores, los resultados se basan en una búsqueda inteligente.

¿Dónde busca?

Solo en el OneDrive del usuario.

Aplicaciones móviles

El mismo mecanismo de búsqueda inteligente disponible para la experiencia de navegador de escritorio también está disponible en las aplicaciones móviles. Todas las aplicaciones móviles de SharePoint/Office 365 (aplicación SharePoint, Aplicación OneDrive, aplicación Delve) dependen del mismo mecanismo de búsqueda inteligente.

Hay dos opciones de búsqueda separadas en la aplicación móvil de OneDrive. Uno busca solo en OneDrive, otro en sitios de SharePoint.

Buscar en OneDrive desde la aplicación móvil de OneDrive del usuario

buscar contenido en SharePoint y Office 365

Busque dentro de los sitios de SharePoint desde la aplicación móvil OneDrive del usuario

, así que espero que ahora entienda cómo funciona la búsqueda; verá, no fue tan difícil, ¿verdad? 🙄

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